Utilisation de l’Assistant 3CX

L’assistant 3CX est un utilitaire fonctionnant sous Windows,  qui permet aux utilisateurs de « manager » facilement leur(s) extension(s) par quelques clics de souris, comparé à l’interface limité d’un téléphone ordinaire. 3CX assistant n’est pas un téléphone, mais fonctionne en tandem avec un téléphone physique ou un téléphone SIP. Les appels pouvant ainsi êtres décrochés ou émis depuis l’assistant.  Cliquer ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités que 3CX assistant fournit. 3CX assistant vous permet de visualiser différentes informations, selon que vous êtes un utilisateur standard, un manager de département  ou un manager d’entreprise. Dans le mode « manager » de département, vous visualiserez les appels de n’importe quel utilisateur de votre département. Dans le mode management vous visualiserez toutes les informations de l’entreprise. Ces droits sont configurés par l’administrateur du système 3CX.

Appels

La fenêtre de l’Assistant 3CX se compose de 4 sections : Appels en cours, Extensions, Files d’attente et Historique des appels.

La section Appels affiche les appels en cours, répartis comme suit :

• Mes appels : tous vos appels en cours
• Appels externes : tous les appels externes en cours dans le système (nécessite l’accès au mode Manager)
• Appels en attente : tous les appels dans les files d’attente
• Appels parqués : les appels parqués

Vous pouvez effectuer un clic-droit sur n’importe quel appel en cours pour effectuer l’une des actions suivantes :

• Refuser : pour refuser un appel
• Rediriger : pour diriger l’appel vers un autre numéro. L’option de redirection est disponible lorsque la sonnerie de l’appel retentit.
• Transférer : pour transférer l’appel vers une autre extension. Cette option est disponible une fois que la communication est établie. Le numéro de l’extension vous sera alors demandé.
• Parquer : pour parquer un appel afin qu’un autre utilisateur puisse le prendre.
• Messagerie vocale : pour transférer l’appel vers votre messagerie vocale, où l’appelant pourra laisser un message.
• Enregistrer l’appel : pour enregistrer la conversation. Cette fonction permet d’enregistrer l’appel au format .wav et de le stocker comme fichier sur le serveur.
• Intervenir (si vous disposez de ce droit) : pour prendre part à une conversation en cours et écouter ce qui est dit.

Vous pouvez également « glisser-déposer » un appel qui sonne ou qui est déjà en cours vers :

• D’autres extensions
• Des files d’attente
• Des orbites d’attente (appels en communication uniquement)
• Mes appels (pour prendre l’appel)

L’icône d’appel affichée change en fonction de l’endroit où vous déposez l’appel. L’action est exécutée lorsque le bouton de la souris est relâché.

Par exemple, si vous vous déplacez au-dessus d’un appel figurant dans la section des appels parqués, le curseur de la souris prend la forme d’un P pour indiquer le parcage. Si vous tentez de transférer un appel vers un emplacement non autorisé (comme par exemple votre propre extension), le curseur de la souris prend la forme du symbole « interdit ».

Extensions

La section Extension de l’Assistant 3CX affiche toutes les extensions et indique leur statut. Vous pouvez appeler une extension en double-cliquant dessus. Les statuts d’extension possibles sont les suivants :

• Vert – Disponible – L’utilisateur n’est pas en ligne et est disponible
• Gris – Pas enregistré – L’utilisateur n’a pas de téléphone entregistré pour recevoir et émettre des appel
• Rouge – Absent – L’utilisateur n’est pas capable de prendre en les appels
• Orange Foncé – En dehors des heures de bureau – Le status de l’utilisateur est définit sur “En dehors des heures de bureau”
• Jaune – Sonnerie/Appel – Le téléphone de l’utilisateur compose un numéro ou l’appel sonne chez le destinataire
• Violet – Communication interne – L’utilisateur communique en interne
• Orange – Communication externe – L’utilisateur est en communication avec une personne de l’extérieur
• Bleu clair – Extension 3CX – L’utilisateur est connecté à une extension 3CX, exemple la boite vocale

Files d’attente

La section Files d’attente affiche toutes les files d’attente ainsi que les agents connectés pour traiter ces appels. Les appels en attente apparaissent en haut de la file. La durée d’attente de l’appelant est indiquée après son identifiant.

Pour prendre un appel en attente dans une file, cliquez sur cet appel et sélectionnez l’option « Accepter » dans le menu. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur l’appel et sélectionnez l’option « Accepter ».

Historique des appels

L’historique des appels affiche tous les appels entrants, sortants et manqués. Double-cliquez sur un élément pour établir la communication. Pour afficher l’intégralité de l’historique, faites un clic droit sur un élément et sélectionnez l’option « Afficher tout ». Ceci lancera l’historique des appels sur votre page MyPhone depuis le serveur.