Règles de transfert

Que sont les règles de transfert d’un appel?

Grâce à la fonction de transfert, vous pouvez définir comment traiter les appels qui arrivent sur votre extension lorsque celle-ci est occupée, qu’un appel reste sans réponse ou qu’une extension n’est pas enregistrée. Il est possible de configurer cette fonction selon les heures de bureau, l’identifiant de l’appelant ou le type d’appel.

Le système téléphonique 3CX est doté d’une puissante fonctionnalité de transfert des appels pouvant paraître assez complexe. Aussi, nous avons créé deux interfaces pour plus de simplicité : une interface de transfert simple et une interface avancée.

Transfert d’appel lorsque disponible

Si votre status est configuré sur disponible,  les appels peuvent être traités différemment selon que vous êtes au téléphone ou tout simplement incapables de répondre à l’appel (pas de réponse).

Pour configurer ce que 3cx devra faire lorsque vous serez incapable de repondre faites :

Dans la section « Pas de réponse » :

1. Indiquez la durée en secondes que vous souhaitez accorder au système avant qu’il ne considère un appel comme sans réponse.
2. Sélectionnez ensuite l’une des options suivantes :
   • Basculer l’appel sur la messagerie vocale (de cette extension)
   • Envoyer l’appel vers ma messagerie vocale
   • Transférer l’appel vers une autre extension
   • Déconnecter
3. Si vous le souhaitez, Vous pouvez configurer un comportement différent pour les appels internes.

Téléphone occupé

pour configurer ce que 3CX doit faire lorsque vous êtes occupé

1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   Basculer l’appel sur la messagerie vocale (de cette extension)
   Envoyer vers mon numéro de portable
   Transférer l’appel vers une autre extension
   Déclencher la sonnerie occupée pour l’appelant
2. Spécifiez ensuite si vous souhaitez pouvoir recevoir un deuxième appel. Par défaut, la plupart des téléphones SIP acceptent un deuxième appel entrant. Si vous souhaitez pouvoir prendre un deuxième appel lorsque vous êtes déjà en ligne, vous devez cocher l’option « Je souhaite pouvoir accepter plus d’un appel simultanément ».
3. Si vous le souhaitez, Vous pouvez configurer un comportement différent pour les appels internes.
4. Cliquez ensuite sur OK pour sauvegarder votre configuration !

Configuration du fonctionnement de l’extension en cas d’absence de réponse

Dans la section « Pas de réponse » :

1. Indiquez la durée en secondes que vous souhaitez accorder au système avant qu’il ne considère un appel comme sans réponse.
2. Sélectionnez ensuite l’une des options suivantes :
   • Basculer l’appel sur la messagerie vocale (de cette extension)
   • Transférer l’appel vers une autre extension
   • Déconnecter

Configuration du fonctionnement lorsque l’utilisateur est occupé ou si le statut est réglé sur « Absent »

Dans la section « Téléphone occupé » :

1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Basculer l’appel sur la messagerie vocale (de cette extension)
   • Transférer l’appel vers une autre extension
   • Déclencher la sonnerie occupée pour l’appelant
2. Spécifiez ensuite si vous souhaitez pouvoir recevoir un deuxième appel. Par défaut, la plupart des téléphones SIP acceptent un deuxième appel entrant. Si vous souhaitez pouvoir prendre un deuxième appel lorsque vous êtes déjà en ligne, vous devez cocher l’option « Je souhaite pouvoir accepter plus d’un appel simultanément ».
3. Cliquez ensuite sur OK pour sauvegarder votre configuration !

Transfert d’appel lorsque absent

Si votre statut est sur absent, les appels peuvent êtres redirigés en interne ou externes. Cette option écrasera toutes les autres règles de routages. Pour la configurer :

1. Sélectionnez ensuite l’une des options suivantes
   • Basculer l’appel sur la messagerie vocale (de cette extension)
   • Envoyer vers mon numéro de portable
   • Transférer l’appel vers une autre extension
   • Transférer vers un numéro ou ID Skype externe
2. Si vous choisissez de transférer l’appel vers un numéro externe, vous pouvez également spécifier si vous souhaitez utiliser la fonction « Avoir la possibilité de refuser l’appel et de le transférer vers la messagerie vocale ». Cette fonction permet au destinataire de l’appel (l’utilisateur de l’extension) de refuser l’appel et de le transférer vers le système de messagerie vocale de l’entreprise. Ceci évite que l’appel soit redirigé vers la messagerie vocale mobile de l’utilisateur. Fonctionnement :
   • Le système téléphonique 3CX informe l’appelant « Veuillez patienter, nous tentons de localiser » « John » (message ID de l’utilisateur) et place l’appelant en attente (musique d’attente).
   • 3CX compose ensuite le numéro externe spécifié par l’utilisateur et annonce au récepteur de l’appel : « Vous avez un appel de la part du “0123456789″. Appuyez sur 1 pour prendre l’appel, appuyez sur 2 ou raccrochez pour le transférer vers la messagerie vocale ». Si vous ne décrochez pas dans les 30 secondes, l’appel est automatiquement transféré vers la messagerie vocale.
3. Indiquez si vous souhaitez également transférer les appels reçus en-dehors des heures de bureau de l’entreprise. Si vous ne sélectionnez pas cette option, ces appels seront transférés vers la messagerie vocale.
4. Cliquez ensuite sur OK pour sauvegarder votre configuration.

Remarque : pour transférer les appels vers une ID Skype, la passerelle Skype doit être installée et active.

Transfert d’appels lorsque « en dehors des heures de bureaux »

Si votre statut est défini sur l’option « en dehors des heures de bureaux », tous les appels seront transférés qu’ils soient internes ou externes. La configuration est la même que pour le statut absent.

Transfert d’appels pour des statuts personnalisés #1 et personnalisée #2

En complément des statuts ‘disponible’, ‘absent’ et ‘en dehors des heures de bureau’, 3CX a ajouté deux statuts supplémentaires paramétrables. Personnalisé #1 est identique au status ‘disponible’, et le status personnalisé #2 est identique au status ‘absent’, cependant ils sont une configuration alternative aux configurations précédentes.

Exceptions

Il est possible de configurer un certain nombre d’exceptions aux règles de transfert d’appel. Par exemple, vous pouvez configurer une règle de sorte que le numéro d’un client important sera toujours transmis à votre mobile, indépendement de la configuration globale. Pour ce faire:

1.Aller à l’onglet “Exceptions” et cliquez sur “Ajouter une règle”

1. Accédez à  ‘exception’ puis dans l’onglet ‘ajouter une règle’
2. Entrez le numéro de l’appelant
3. Spécifiez la règle à appliquer lorsqu’un appel arrivera, pendant ou en dehors des heures  de bureaux ou pendant des horaires spécifiques.
4. Spécifiez vers ou sera redirigé l’appel.Note : il n’est possible de paramétrer qu’un maximum de 15 règles par extensions